Görev Tanımları

SORUMLULUKLAR

  • Arşive konulacak dosyaların kontrolünü yapmak
  • Arşivin güvenliğini sağlayıcı tedbirleri almak
  • Arşivin bir düzen içerisinde bulunmasını sağlamak
  • Arşivlenecek dosyaları kolay ulaşılabilecek bir düzen içerisinde yerleştirmek
  • Arşivlenen dosyaların kurum arşivine gönderileceği zamanı takip etmek
  • Arşivlenen dosyalardan imha edilmesi gerekenlerin Kütüphane ve Dökümantasyon Dairesi Başkanlığı ile koordineli olarak imhasını sağlamak
  • Arşivin her türlü haşere ve zararlıdan ari olmasını sağlayıcı tedbirleri almak

Birim: Dekanlık Görev: Bölüm Sekreteri Üst Yönetici: Dekanlık/Fakülte Sekreteri

SORUMLULUKLARI

  • Görevine zamanında gelip, gitmek ve izinsiz ve mazeretsiz olarak görevini terk etmemek, Görev hizmetinde kullanılan malzeme, teçhizat ve eşyaların her zaman çalışır vaziyette olmasını sağlamak,
  • Gelen yazıları Bölüm Başkanına iletilmek,
  • Gelen ve giden evrakların kaydı ile sevk edilen evrakların dağıtım işleri, yazışmalarını yapmak,
  • Gelen ve giden evrakların birer suretlerinin standart dosya düzenine göre dosyalanması,
  • Bölüm Başkanlığına gelen yazıları, Bölüm Başkanının talimatı doğrultusunda tüm öğretim üyeleri ve elemanlarına duyurmak,
  • Öğretim elemanları adına gelen yazıları dağıtmak,
  • Bölüm Kurulu toplantılarına raportörlük yapmak ve kurulların yazışmasını yapmak,
  • Sınav ve ders programlarının ilanı ve bölümle ilgili diğer duyuruları yapmak,
  • Sınav sonuçlarının ders veren öğretim elemanından verilen süre içinde toplanarak Bölüm Başkanının onayı ile birer suretinin Öğrenci İşleri Bürosuna verilmesi ile öğrenciye ilan etmek,
  • Dekanlık Makamı ve Bölüm Başkanlığı arasındaki evrak akışının sağlanması,
  • Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik kurallarına uygun olarak yazışma yapmak,
  • Cevaplanması gereken yazıları, Bölüm Başkanının bilgisi dahilinde cevaplandırmak,
  • Fakülteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin derslerinin aldırılması işlemlerine yardımcı olmak,
  • Kayıt yenileme, ders yazılım işlemlerinde danışmanlara yardımcı olmak,
  • Yeni kayıt, yatay, dikey ile gelen öğrencilerin bir önceki öğrenim kurumunda gördükleri derslerin muafiyet komisyonlarınca hazırlanan raporlara göre muafiyet notlarını girmek,
  • Ders değerlendirme ile ilgili faaliyetlerin takibini yapmak,
  • Yeni ders açma işlemlerini yapmak,
  • Ek ders beyanlarının ve fazla çalışma listelerinin süresi içerisinde Dekanlığa iletilmesini sağlamak,
  • Lisans ve lisansüstü öğrencilerle ilgili her türlü yazışmaları yapmak,
  • Lisansüstü öğrencilerin Fen Bilimleri Enstitüsü ile yapılan tüm yazışmalarını takip etmek,
  • Bölümün lisans ve lisansüstü öğrencilerinin kaydını tutmak,
  • Bölümdeki eksiklikler hakkında Bölüm Başkanını bilgilendirmek,
  • Bölümün evrak akışı ve temizliğinden sorumlu yardımcı personeli yönlendirmek,
  • Proses ile ilgili arşiv çalışmalarını yürütmek ve Dekanlığa teslim etmek,
  • Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

Birim: Dekanlık Görev: Dekan Üst Birim: Rektörlük

A- SORUMLULUKLAR

  1. Fakülte kurullarına başkanlık etmek, fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak
  2. Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek,
  3. Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak,
  4. Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak,
  5. Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim – öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur.

B- HARCAMA YETKİSİ VE YETKİLİSİ

  1. Harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından,
  2. Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumlu olmak
  3. Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi olarak harcama yetkilisini elinde bulundurmak
  4. Bütçede öngörülen ödenekleri kadar ödenek gönderme belgesiyle, ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapılması için Gerçekleştirme Görevlisine talimat vermek

C- DİĞER GÖREV VE SORUMLULUKLAR

  1. Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek.
  2. Bağlı olduğu süreç ile yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

Birim: Dekanlık Görev: Dekan Sekreteri Üst Yönetici: Dekan/Fakülte Sekreteri

SORUMLULUKLARI

  • Dekanlık Makamının resmi kurum ve birimler arasındaki iletişimini sağlamak,
  • Dekanlık telefon görüşmelerinin yapılmasını sağlamak ve randevularını organize etmek,
  • Dekanlık Makamının bayram ve özel günlerde kutlama ve tebrik mesajlarını hazırlamak,
  • Dekanlıktan çıkacak yazışma ve baskı işlerini yapmak,
  • Dekana özel evrak davetiye ve dergileri sunmak,
  • İmzaya açılan evrakları Dekanlık Makamına sunmak,
  • Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin telefon görüşmelerini sağlamak,
  • İşlerin aksamadan sürdürülebilmesi için fakülte sekreteri ile koordineli bir biçimde alışmak.

A- SORUMLULUKLAR

  1. Fakülteye ilk defa kayıt yaptıran öğrenciler için bölümlerle koordineli olarak oryantasyon programı hazırlamak ve uygulamak,
  2. Bölümlerle irtibat halinde bulunarak, her dönem başında ders kayıtlarının düzenli bir şekilde yürütülmesinin takibini yapmak,
  3. Bölüm başkanlıklarınca gerçekleştirilen, eğitim öğretim sürecinde derse yazılım, ders notlarının düzenli bir biçimde otomasyon sistemine girilmesi, vb. gerekli süreci takip ederek işleyişi sağlamak,
  4. Öğretim elemanlarının hazırlayacakları “öğretim programlarının” internet ortamında ilan edilmesini ve duyurulmasını sağlamak,
  5. Fakültede yapılacak olan sınav programlarının hazırlanmasını ve koordinatörlerce takibinin yapılmasını sağlamak,
  6. Öğretim elemanlarının akademik yükseltilme ve atanma kriterlerinin uygulanmasını, ilgili komisyon ile ortaklaşa yapılmasını sağlamak,
  7. Fakültede öğrenci temsilciliklerinin seçimini sağlamak,
  8. Bölüm başkanları ve ilgili koordinatörlerle birlikte ERASMUS, Farabi (v.b.) programların planlanması ve yürütülmesini sağlamak,
  9. Fakülte Stratejik Plan komisyonu ile birlikte Stratejik Planın hazırlanmasını sağlamak,
  10. Fakültenin WEB sayfasının hazırlanması ve sürekli güncel tutulmasını sağlamak,
  11. Dekan olmadığı zamanlarda Dekanlığa vekalet etmek,
  12. Dekanın, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak,
  13. Yukarıda verilen görevlerin yerine getirilmesinde Dekana karşı sorumludur.

A- SORUMLULUKLAR

  1. Fakültedeki öğretim üyeleri tarafından yürütülen projeleri takip etmek,
  2. Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapabilmeleri konusunda gerekli önlemleri almak,
  3. Fakültedeki idari işlerin yürütülmesinde Fakülte sekreteri ile koordineli çalışmak,
  4. Fakültedeki uygulama birimlerinin işleyişini takip etmek,
  5. Fakülte adına gerçekleştirilen her türlü akademik ve idari görevlendirmeleri (kongre, konferans, 35. madde, 13b, vb.) ilgili bölüm başkanlıklarıyla koordineli çalışarak takibini yapmak,
  6. Ders ücret formlarının düzenlenmesini sağlamak ve kontrol etmek,
  7. İlgili bölüm başkanlığı ile koordineli çalışarak Fakültede eğitim-öğretimin aksamadan yapılmasını sağlamak,
  8. Dekan olmadığı zamanlarda Dekanlığa vekalet etmek,
  9. Dekanın, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak,
  10. Yukarıda verilen görevlerin yerine getirilmesinde Dekana karşı sorumludur

SORUMLULUKLAR

  • Posta, kurye, görevli memur, fax, elektronik ortam yollarından gelen evrakları imza karşılığı teslim almak ve giden evrakları usulüne uygun teslim etmek,
  • Gelen evrakları türüne göre ayırmak,
  • Evrak kayıt defterinin “gelen sayfasına” geliş tarihi ve kayıt sıra numarasını vererek kaydetmek,
  • Fakülte Sekreterliğinden dönen evrakları ilgili makamlara sunmak veya birimlere göndermek,
  • Onay Makamından dönen evrakları ilgili birimlere iletmek ve kaydetmek,
  • Giden evrak kayıt defterini tutmak.
  • Fakültenin resmi tüm posta ve kargo gönderim ve alım işlerini takip etmek,
  • Evrak dağıtımında görevli personele giden evrakları zimmet defterleriyle teslim etmek,
  • Evrakın yerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek,
  • Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

Birim: Dekanlık Görev: Fakülte Sekreteri Üst Yönetici: Dekan

A. SORUMLULUKLARI

  1. Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Akademik Kurul’a raportörlük yaparak, kurullarda alınan kararların yazılmasını sağlamak ve takibini yapmak,
  2. Dekanlık makamıyla koordineli bir şekilde çalışarak Fakültedeki personel hakkında istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri vermek,
  3. Fakültenin kırtasiye demirbaş bakım onarım ve diğer ihtiyaçlarını belirleyerek dekana sunmak ve gerekli satın almanın yapılmasını gerçekleştirme görevlisi olarak sağlamak,
  4. Akademik ve idari personelin maaş, ek ders, döner sermaye, terfi gibi işlemlerinin muhasebeleştirmesini gerçekleştirme görevlisi olarak sağlamak,
  5. Eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi için yardımcı olmak,
  6. Gerektiği takdirde fiziki mekânların ve demirbaşların bakım-onarımını yaptırmak,
  7. Dekanın verdiği yetkiler doğrultusunda teknik ve idari personelin arasındaki eşgüdümü sağlamak ve işlerin düzenli yürütülebilmesi için izinler vb. hususları ilgili bölüm başkanlıkları ve Dekan Yardımcıları ile koordineli bir biçimde organize ederek fakültede kesintisiz hizmet sağlamak,
  8. İdari personel üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, verimli, düzenli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak,
  9. Konferans, seminer, sergi gibi faaliyetlerde organizasyonu sağlamak,
  10. Dekanın bilgisi doğrultusunda ilgili Dekan Yardımcısıyla birlikte Fakülte bütçesini hazırlamak,
  11. Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek,
  12. Dekanın imzasına sunulacak yazıların havalesini sağlamak,
  13. Üst makamlar tarafından istendiğinde, çalışma esasları ile ilgili plan ve programlar için gerekli düzenlemeleri yapmak,
  14. Dekanın, görev alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

SORUMLULUKLAR

  • Dekan tarafından belirlenen hususlarda gündemi yazmak ve imza karşılığı üyelere tebliğ etmek,
  • Kurullarda alınan kararları yazmak,
  • Kararların konusuna göre dağıtımını sağlamak,
  • Karar defterini tutmak,
  • Kurul kararlarını arşivlemek,
  • Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

SORUMLULUKLARI

  • Yardımcı Doçent, Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi, Uzman kadrosunda bulunan personelin ilk ve yeniden atama işlerinin takibi ve yazışmalarının yapılması,
  • Fakülte kadrosunda bulunan tüm personel için görevlendirme yazışmalarının yapılması ve Rektörlükçe yapılan görevlendirme/atama yazılarının ilgililere tebliğ edilmesi,
  • Personelin yurtiçi/yurtdışı, yolluklu/yolluksuz görevlendirme yazışmalarının yapılması,
  • Nakil veya açıktan atama yoluyla atanan personelin başlangıç ve ayrılış işlemlerinin yapılması,
  • Personelin talepleri doğrultusunda izin evraklarının hazırlanarak imzaya sunulması,
  • Görev alanı ile ilgili Yönetim Kurulu ve Fakülte Kurulu kararlarının yazılması,
  • Evlilik, istifa ve ölüm nedeniyle ayrılış işlemlerinin yapılması,
  • Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Kurulu üyelerinin temsilci sürelerinin takibi ve seçimlerin yazışma işlemlerinin yapılması takibinin yapılması ve personeli özlük dosyalarının tutulması,
  • Üst makamlar ve dış kurumlarca yapılan personel görevlendirme yazılarının ve tebliğ taleplerinin ilgili Bölüm Başkanlığı aracılığı ile ilgili personele tebliğinin sağlanması,
  • Tüm evrakların standart dosya düzenine göre dosyalanarak arşivlenmesi,
  • Bağlı bulunduğu proses ile üst yönetici /yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılmasından sorumlu olmak.

SORUMLULUKLARI

  • Her türlü malzemenin giriş, çıkış işlemlerinin talimatlara uygun olarak yapmak,
  • Kuruma kazandırılan demirbaş ve sarf malzemelerinin işlemlerinin talimata göre yürütmek,
  • Dayanıklı Taşınır Zimmet İşlemlerinin yürütmek,
  • Çalışma Esasları ile ilgili plan ve programların yapılmasına yardımcı olmak,
  • Birimlerin talep ettiği ihtiyaç listeleri ile depo mevcutlarının incelemek,
  • Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlamak,
  • Uygunluk onay işlemlerinin yapmak,
  • Malzeme sayım işlemlerinin yönetmeliklerde belirtilen sürelerde talimatlar doğrultusunda yapmak,
  • Mali yıl sonunda evrakların tasnif edilip dosyalanarak birim arşivine kaldırması,
  • Mali yıl sonunda sayım cetvellerinin hazırlamak,
  • Mal ve Hizmet alım işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapılması ve takibini yapmak,
  • Fakültemizin Avans ve Kredi Mutemetliği görevini yürütmek,
  • Piyasa araştırması yaparak, tekliflerin alınması, satın alma oluru ve onay belgesinin hazırlanmak,
  • Her yıl Bütçe Kanunu ile verilen bütçeye göre, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri uyarınca Fakültenin her türlü ihtiyaçlarının satın alınması ile bakım ve onarımlarını yaptırmak,
  • Ön mali kontrol işlemini gerektiren evrakların hazırlanması ve takibini yapmak,
  • Fakültemiz birimlerinin ihtiyaç duyduğu araç-gereç, cihaz, makine ve teçhizat satın alma işlemlerini gerçekleştirmek,
  • Fakültemiz birimlerinde bulunan araç-gereç, makine, teçhizat ve cihazların bakım-onarımlarını yaptırmak,
  • Satın alma birimi ile diğer birim, kurum ve kuruluşlarla “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik” ve Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak yazışmalar yapmak,
  • Fakültemizde ihtiyaç duyulan her türlü Hizmet Alımı İhalelerini gerçekleştirmek.
  • Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlamak,
  • Taşınır işlem fişinin muayene raporunun hazırlanması, satın alınan ürünün ilgili birime teslim işlemlerini sağlamak,
  • Birimle ilgili her türlü evrakın ve dokümanın hazırlanmasını sağlamak,
  • Çalışma Esasları ile ilgili plan ve programların yapılmasına yardımcı olmak,
  • Birimle ilgili evrak ve belgeleri standart dosya düzenine göre dosyalamak,
  • Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

SORUMLULUKLARI

  • İlgili aya ait maaş bilgisinde değişiklik olan personelin maaş bilgilerinin hazırlanması,
  • Açıktan atama, yeniden açıktan atama, ücretsiz izin ve askerlik dönüşü ay başına denk gelmeyen durumlarda olan personelin kısıtlı maaşlarının ödeme evraklarının hazırlanması,
  • Akademik ve idari personelin maaş, terfi, fazla mesai ve kesintileri ile ilgili her türlü yazışma işlemlerini yapmak ve ödeme evraklarını hazırlamak,
  • Personelin emeklilik, nakil, askerlik, istifa, ücretsiz izin işlemlerini hazırlayıp ilgili birim ve kurumlara bildirmek,
  • Teknik hizmetler sınıfında görev yapan personelin ek özel hizmet tazminatını hazırlamak,
  • Yeni göreve başlayanların maaşlarının hazırlanması,
  • Akademik Personelin Ek ders ve sınav ücreti için bölümlerden gelen puantajları ve formlarını kontrol edip gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra ödeme işlemlerini hazırlamak,
  • Personelin yut içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemlerini yapmak,
  • Kısmi Zamanlı Çalışan ve staj yapan öğrencilerin SGK işe giriş-çıkışları, prim ödemeleri ve maaşları hazırlamak,
  • Öğretmenlik Uygulaması dersi kapsamında MEB’e bağlı okullardan gelen puantajları inceleyerek görev yapan öğretmenlere ait ödeme evraklarını hazırlamak,
  • Ön mali kontrol işlemi gerektiren evrakların hazırlanması, takibinin yapılması, ödeme belgelerinin hazırlanması,
  • Telefon Faturalarının ödeme hazırlığını yapmak,
  • Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerinin teslimini sağlamak
  • Personel giysi yardımı evraklarını hazırlamak,
  • Pedagojik Formasyon Sertifika Programı kapsamında ders veren öğretim elemanlarına ve yöneticilere ek ödeme evraklarını hazırlamak
  • Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması.
  • Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

SORUMLULUKLARI

  • Görevine zamanında gelip, gitmek ve izinsiz ve mazeretsiz olarak görevini terk etmemek, Görev hizmetinde kullanılan malzeme, teçhizat ve eşyaların her zaman çalışır vaziyette olmasını sağlamak,
  • Bina içindeki tesisatın (elektrik, su, boya ve inşaat) kontrolünü yapmak,
  • Tespit edilen arızaya yetkisi dahilinde ilk müdahaleyi yapmak,
  • Oluşan arıza giderilemediği takdirde Teknik İşler Sorumlusu veya Fakülte Sekreteri’ne bilgi verilerek Yapı İşleri Daire Başkanlığı’ndan yardım istemek,
  • Konferans, panel, toplantı, seminer, tanıtım ve organizasyonlara ait teknik ve alt yapı desteği sağlamak
  • Fiziki alanların sürekli olarak temiz ve düzenli olarak hizmete sunulması için gerekli tedbirleri almak,
  • Sınavlar esnasında sınav kağıtlarının baskı makinesinde çoğaltılmasında öğretim elemanlarına yardımcı olmak,
  • İş güvenliğiyle ilgili önlemlerin alınmasını sağlamak.
  • Fiziki alanların sürekli olarak bakımlı ve hizmete hazır halde olması için gerekli tedbirleri almak,
  • Birim amirinin vereceği diğer görevleri yapmak.
  • Fakültenin belirlemiş olduğu Kurum kurallarına riayet etmek,
  • Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.
  • SORUMLULUKLAR

  • Dekanlığa gelen tüm evrakların kaydı, Fakülte Sekreteri havalesinden sonra Dekanın onayı ile dağıtımını ve yazışmalarını yapmak,
  • Rektörlük Makamı ile çeşitli kurum / kuruluş ve kişilerden gelen yazıları ilgili makamlarca verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak,
  • Yazışmaları “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak yapmak,
  • Evrak eklerinde eksikliklerin giderilmesinden sonra havale ve onaya sunmak,
  • Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak,
  • Birim dosyalama işlemleri ve arşive devredilecek malzemelerin teslimini yapmak,
  • Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistiki bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak,
  • Birimde yürütülen faaliyetlerin daha düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri almak ve düzeni kurmak,
  • Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve makam talimatlarını takip etmek ve zamanında uygulamak, çalışma esasları ile ilgili plan ve programlara uygun olarak yürütmek,
  • Fakülteye gelen duyuru evraklarının onayından sonra panolarda ilanını yapmak,
  • Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak,
  • Fakültemize gelen ve giden evrakların elektronik bilgi işlem sistemi ortamında dosyalamak,